Hallo Martin,
das mit der Einführung von EFB-Konten ist immer so eine Sache.
Genau wie Du schreibst, hat man so ein weiteres System für die Verwaltung von Personendaten.
- Vereinsverwaltung (kaufmännisch)
- efa (für Fahrtenerfassung)
- EFB (für die Wettbewerbsabrechnung)
Das ist bei der Verwaltung insgesamt recht ärgerlich, weil man bei Aufnahme und Ausscheiden eines Mitglieds in drei Systemen Daten anpassen muss. Und diese laufen zwangsläufig auseinander, wenn es mehrere Personen gibt, die die Daten in den Systemen pflegen.
Andererseits hat die Einführung der
aktiven EFB-Konten für unsere Mitglieder die Aufwände für die Fahrtenerfassung massiv reduziert - kein Sichten von Papierfahrtenbüchern, kein Nachfragen nach den Abrechnungen, keine manuellen Eintragungen mehr im EFB (für die aktiven Konten). Ein toller Erfolg. Zudem ist die
dokumentierte Paddelleistung im Verein sehr deutlich gestiegen.
Die meisten unserer Mitglieder wollen "einfach nur paddeln". Und interessieren sich auch nicht initial für die Wanderwettbewerbe, das kommt meist später.
Jetzt schreibe ich hier
aktiv immer kursiv.
Denn eine automatische Übertragung der Fahrten aus efa in das KANU-EFB funktioniert nur für
aktive Konten (siehe auch Dokumentation im Dokuwiki:
http://efa.nmichael.de/dokuwiki/doku.ph ... efb_ablauf
Also braucht es
aktive EFB-Konten für die automatische Übertragung.
Wir verkaufen das unseren Mitgliedern damit, dass sie durch ein "
Fire and forget" angelegtes
aktives Kanu-EFB Konto uns bei der Fahrtendokumentation entlasten. Ein einmaliger Aufwand für das Mitglied, dauerhafte Entlastung für uns. Das in Kombination zieht als Argument ganz gut.
Unser Vereins-PC hat einen Firefox drauf, mit dem man direkt im Kanu-EFB sein Konto anlegen kann, und vom Handy erstellt das Mitglied die Email für die Übertragung. Das ist sehr niedrigschwellig, um am Vereinsabend kurz mal sein Konto anzulegen.
Unser Aufbau ist wie folgt:
- Die Vereinsverwaltung erzeugt eine Mitglieds-ID.
Diese wird bei Personen --> Weitere Daten --> Mitgliedsnummer eingetragen.
- In efa selbst speichern wir nur die nötigsten Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Mitgliedsnummer, Kanu-EFB-ID
- Das Mitglied muss für sein Kanu-EFB-Konto seine Personendaten selbst pflegen.
Der Ablauf:
- Mitglied aufnehmen in Vereinsverwaltung
- Mitglied in efa aufnehmen, mit seiner Mitgliedsnummer aus der Vereinsverwaltung
- Mitglied auffordern,
- sich ein Kanu-EFB-Konto anzulegen
- dabei im EFB die Zuordnung zu unserem Verein vorzunehmen
- und uns eine eMail schicken mit dem KanuEFB-Benutzernamen und der Aufforderung, die Daten in das EFB zu übertragen.
Das ist relevant im Sinne der DSGVO, weil wir durch die Übertragung personenbezogene Daten in ein EFB-Cloud-System übertragen.
- Der EFB-Beauftragte übernimmt im EFB neue Personen in den Verein, und trägt dabei den EFB Benutzernamen in efa in das Feld EFB-ID ein.
- Ich hatte mit Olaf vom DKV eingebaut, dass man wahlweise die "alte" numerische Kanu-EFB-ID nehmen kann, oder aber auch den EFB-Benutzernamen.
- Das mit dem Benutzernamen ist viel bequemer, weil diese Information in den allgemeinen Benutzerlisten usw. direkt einsehbar ist - und nicht wie die numerische Kanu-EFB-ID klickaufwändig ermittelt werden muss.
Bei der alljährlichen Fahrtenabrechnung werden die drei Personenlisten aus Vereinsverwaltung, EFA und EFB** abgeglichen und konsolidiert.
Die Personendaten aus EFA verbinden über die Felder
Mitgliedsnummer und
Kanu-EFB-ID zuverlässig die Datenbestände, auch wenn die Namen mal unterschiedlich geschrieben werden.
Ja, die Mitgliederliste als Liste aus dem EFB herauszubekommen ist nur mit einem kleinen Trick hinzukriegen, aber das schreibe ich nochmal separat hin.
Einige Mitglieder haben ein aktives Kanu-EFB-Konto, möchten die Fahrten aber manuell im Kanu-EFB pflegen. Bei denen tragen wir den EFB-Benutzernamen in das Feld "Externe ID" ein, und lassen die Kanu-EFB-ID leer. Denn sobald die Kanu-EFB-ID gefüllt ist, werden auch die Fahrten übertragen.
Viele Grüße,
Stefan