Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

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Tobi-RCW
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Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von Tobi-RCW » Di 14. Jun 2016, 19:40

Hallo efa2 Administratoren
Ich möchte die administrativen Anpassungen der Mitglieder, Gruppenzugehörigkeiten oder Freigaben und die Boote, deren Gruppenzugehörigkeiten und Freigaben möglichst über eine einzige Liste aktualisieren können. Ziel, ich möchte an efa2 selber keine Mutationen ausführen, lediglich DIE eine, angepasste Liste importieren und exportieren bei bedarf. Ist solch eine Administration in efa2 vorgesehen, mit vertretbarer manueller Optimierung möglich oder liege ich mit meinem Lösungsansatz (keine Administration/Anpassungenam Terminal) einfach falsch und efa2 hat einfach ein anderes Verwaltungskonzept?

Vorstellung
Ich bin Tobias vom RuderclubWohlensee. Wir wollen efa2 zur Fahrtenerfassung einsetzen, mehr aber (noch) nicht. Bisher haben wir Personen importiert und die Boote und Strecken erfasst. Auch ist der PC (noch) nicht mit dem INet verbunden. Aktuell haben wir efa2 in der Bootshausvariante installiert. Dies, da wir voraussichtlich mehr als ein Terminal zur Erfassung verfügbar haben wollen. Eins im Aufenthaltsbereich (Basis mit DB) und ein Terminal in der Bootshalle.

Ich habe ich bisher etwas mit efa2 befasst, es kann aber sein, dass ich noch nicht alles an efa2 verstanden habe.

Danke für Eure Ratschläge oder Lösungsansätze.
LG Tobi

Stefan Schmidt
Beiträge: 200
Registriert: Do 30. Dez 2010, 11:09

Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von Stefan Schmidt » Mi 15. Jun 2016, 11:49

Ich hab zwei Installationen
Eine im Bootshaus und eine zu Hause auf meinem Rechner.
Im Prinzip gehe ich wie folgt vor, da ich auch keine Internetverbindung ins Bootshaus habe.
Backup im Bootshaus, das erst mal auf den heimischen Rechner einspielen. Da laufen bei mir alle Überprüfungen, vor allem ob die Fahrtenbucheinträge und die Einträge für Wanderfahrten und für die DRV -Meldungen OK sind.
Blatt Papier daneben und Notizen machen.
Anpassungen an Personenlisten und an Statistik Auswertungen ...
Jetzt Backup und das dann im Bootshaus, aber nur partiell einspielen. Es gibt x Sicherungsdateien, da mit viel Gehirnschmalz nur das einspielen, was die Fahrtenbücher nicht verfälscht, die ja ggf. weiter benutzt wurden.
Das meiste arbeite ich mit den Papiernotizen und mit den Aufnahmeanträgen direkt ab. So viel ist das in der Regel eh nicht.
Dann wieder Backup - Bootshaus -- Heimrechner. Das spielt sich ein. Verein mit ca. 250 aktiven Ruderern und ca. 3000 Fahrten ist der Aufwand in der Rudersaison max eine Stunde im Monat.
Stefan Schmidt

iww-martin
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Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von iww-martin » Mi 15. Jun 2016, 14:25

Hallo Tobi,

in Ergänzung zu Stefans Antwort ein paar Bemerkungen zu Dateiimporten...

Im Admin-Modus gibt es für alle Objekte der mittleren Knopfreihe unter "Administration" die Möglichkeit, Datensätze zu importieren. Ausgenommen ist lediglich "Fahrtenbuch" und "Bootsstatus". Für Fahrtenbucheinträge befindet sich der Dateiimport unter "Fahrtenbuch (Liste)"

Um einen Einstieg zu finden, kannst Du zuerst einmal Datensätze aus efa exportieren, schaust Dir dann das Dateiformat an und nimmst die Datei als Vorlage für Deine Importdateien.

Beim Importieren von Stammdaten muss eventuell eine sinvolle Reihenfolge eingehalten werden:

1. Personen
2. Mannschaften (mit Referenz auf Personen aus 1.)
3. Boote (mit Referenz auf eine Standardmannschaft aus 2.)

Wenn Stammdaten ausschließlich auf einem externen Rechner und nicht auf dem Bootshausrechner gepflegt werden, kann man das System zuerst auf dem externen Rechner einrichten. Dabei können die Daten manuell eingepflegt oder als Dateien importiert werden. Die Daten des eingerichtetet Systems werden als Backup gesichert und auf dem Bootshausrechner wieder hergestellt.

Stammdatenänderungen werden dann auf dem externen System vorgenommen, ein Backup durchgeführt und auf einem USB-Stick ins Bootshaus mitgenommen. Aus dem Backup stellt man auf dem Fahrtenbuchrechner im Bootshaus nur die gewünschten Stammdatenobjekte wieder her. Zur Sicherheit würde ich auf dem Bootshausrechner zuvor immer ein Backup durchführen, dann die Stammdaten einspielen und das akualisierte System noch einmal als Backup sichern.

Das geht aber nur, wenn garantiert zwischenzeitlich keine Stammdatenänderungen am Fahrtenbuchrechner im Bootshaus vorgenomnmen wurden. Sonst gehen diese verloren.

Die Konfigurationseinstellungen müssen passend gesetzt werden. Wenn im Expertenmodus unter "Konfiguration" auf dem Reiter "efa-Bootshaus" / "Berechtigungen" eine der Optionen
[ ] Mitglieder dürfen Boote reservieren
[ ] Mitglieder dürfen Boote reservieren (wöchentlich)
[ ] Mitglieder dürfen Bootsreservierungen verändern und löschen
[ ] Mitglieder dürfen Privatboote reservieren
[ ] Mitglieder dürfen Namen zur Mitgliederliste hinzufügen
gesetzt ist, dürfen die zugehörigen Objekte nicht mehr aus dem Backup hergestellt werden.

Wir verwenden Imports nur für die Anlage von Personen, Booten, Mannschaften und vor allem für Fahrtenbucheinträge.

Wenn ich im Bootshaus bin, werde ich von Mitgliedern zu Änderungswünschen angesprochen. Diese nehme ich dann sofort am Bootshausrechner vor.

Aus einer Datensicherung des Boosthausrechners erstelle ich zuhause eine aktuelle Kopie. Ich exportiere regelmäßig die Fahrtenbucheinträge und teile das Vereinsfahrtenbuch als Excel-Datei in einzelne Dateien als persönliche Fahrtenbücher auf. Wenn ich dabei im Vereinsfahrtenbuch Schreibfehler oder Fehler bei der Konvention zur Erfassung unbekannter Strecken finde, kopiere ich die betroffenen Zeilen in eine Excel-Tabelle, korrigiere die Einträge, erstelle eine Importdatei und lade die Korrekturen bei nächster Gelegenheit in das Vereinsfahrtenbuch im Bootshaus.

Hinzu kommen Imports von Fahrtenbucheinträgen von mehrtätigen Gruppenfahrten. Wenn mehrere Personen an mehreren Tagen die gleichen Strecken gefahren sind, ist es leichter, einen Eintrag in Excel einzutragen, diesen zu kopieren und lediglich Boot und Person anzupassen. Für einen zweiten Tag kopiert man alle Einträg des ersten Tages, hat alle Personen und Boote und ändert lediglich Datum, Zeit und Strecke. Hier ist ein Import sehr viel effizienter, als wenn eine Vielzahl von Einträgen am Fahrtenbuchrechner gemacht werden muss. Unsere Excel-Datei für die Erstellung von Importdateien für Fahrtenbucheinträge findest Du hier: https://www.itzehoer-wasser-wanderer.de/verein.html (unten auf der Seite unter Satzung | Formulare | Dokumente).

Bitte teste Imports zuvor immer auf einem Testsystem und lerne die Möglichkeiten, Einstellungen und ihre Auswirkungen kennen, bevor Du ein Import auf dem Bootshausrechner lädst. Schau Dir auch an, ob die Zeichenkodierung korrekt gewählt wurde und z.B. Umlaute richtig übernommen werden...

Nach jedem Import sollte efa einmal neu gestartet werden.

Viele Grüße
Martin

Itzehoer Wasser-Wanderer e.V.

Tobi-RCW
Beiträge: 7
Registriert: Mo 13. Jun 2016, 20:22

Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von Tobi-RCW » So 21. Aug 2016, 17:56

Hallo Stefan und Martin
Entschuldigt wenn ich erst jetzt Danke sage für Eure nützlichen Beiträge. DANKE Gelesen hatte ich die schon früher.

Ich habe den heutigen Tag damit verbracht, EFA entsprechend einzurichten. Verwende nun die Listen Personen, Boote, Ziele / Strecken und Gruppen. Gruppen habe ich 3, offene Boote, Skiffs und zugewiesene Boote. Von allen kann ich die Listen exportieren, bearbeiten und importieren.

Was fehlt
ist eineMöglichkeit, die xml Daten (dafür habe ich mich entschieden) in einer Libre Office Calc Tabelle anzusehen, mit den neuen Daten zu vergleichen und dann die entsprechenden neuen Daten so zu exportieren damitt EFA importieren kann. Leider ist dies nötig, ich kann z.Z. nicht davon ausgehen, dass ich eine saubere Liste mit den neuen Namen, Vornamen erhalte die einfach importiert werden kann. Bin auf das Thema xslt File oder Filter gestossen, welches für import Export nützlich sein soll, aber ich kann das nicht.

Liebe Grüsse ins Forum, Tobi

Stefan Schmidt
Beiträge: 200
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Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von Stefan Schmidt » Mo 22. Aug 2016, 13:08

Versuchs mal mit Excel, da bekommt man eine brauchbare Tabelle.
Ansonsten, machs wie ich, Ex- und Import als csv.
Stefan

peter-SRV
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Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von peter-SRV » Sa 24. Sep 2016, 12:16

Ich verwende zum Vergleich von 2 Dateien egal ob excel oder xml das Tool compare It von http://www.grigsoft.com. Damit werden die Daten gegenübergestellt und Unterschiede farblich markiert. vielleicht hilfts ein Stück weiter.

Tobi-RCW
Beiträge: 7
Registriert: Mo 13. Jun 2016, 20:22

Re: Alle Anpassungen über eine Liste möglich?

Beitrag von Tobi-RCW » So 2. Okt 2016, 11:13

Danke für eure Info's
Als Rückmeldung meine Erfahrungen und wie ich es nun mache.

Die EFA Mitglieder Listenexporte in Excel bearbeiten
ist umständlich, damit ich die Daten in Spalten getrennt angezeigt bekomme muss ich erst mal nach "|" (Pipe) trennen. Excel speichert mit ";" ich muss beim Import entsprechend wiederum anpassen. Wenn ich die bisherigen Datensätze zusammen mit neuen einlesen will stellt sich die Frage ob ich nun alle Datensätze neu anlege oder bestehende aktualisieren will. Folglich kann ich nicht alle exportieren, bearbeiten, importieren, sondern müsste jeweils nur die neuen erfassen und importieren. Das ist mir zu wenig nützlich.

EFA Gruppen via export/importieren
Ist für mich umständlich, da hier alle "Name, Vorname Name , Vorname" innerhalb einer Zelle exportiert werden. In unserer Administrationsliste haben wir getrennte Felder für Name und Vorname.

EFA Boote exportieren/imortieren
Hier ist die Schwierigkeit, dass bei Booten mit Beplankungsvarianten bereits die Feldertrennung in Excel komliziert ist, ich habe das nicht nützlich hingekriegt.

Lösung bei uns (Fürs Erste)
Mitglieder
Ich habe die Mitglieder einmalig via Import eingepflegt. Neue und Mutationen mache ich direkt in EFA. So viel gibt das nun auch nicht zu tun (Ca. 200 Mitglieder total). Nach dem importieren erstelle ich jeweils eine Lister der Mitglieder und sende die unserer Administration. Von der Administration eralte ich NUR die Änderungen zum einpflegen.

Gruppen
Wurden ebenfalls ertmals via Import eröffnet, Bearbeitet habe ich die Datei mit Notepad++, ging besser als mit Excel.

Boote
Alle manuell in EFA erfasst, weitere Pflege ebenfalls in EFA direkt.

Datensicherheit
Da wir noch kein Netzwerk haben kann ich auf dem Gerät täglich eine Sicherung machen welche auf eine SD Karte abgelegt wird. Dann gibt es eine DB/Daten Mirror ebenfalls auf der SD Karte. Vor dem Bearbeiten erstelle ichin EFA direkt einen Backup.

In zukunft möchte ich EFA Bootshaus mit Terminals betreiben inkl. Fernzugriff zur Administration. Weiter sollen/können mehr EFA Funktionen genutz werden, etwa Handling von Bootsschäden, Reservationen für Kurse. Das bedingt aber dass mehr Leute zugang zu EFA Admin erhalten.

Danke, liebe Grüsse, Tobi

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