Wartung Mitgliederliste

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Wartung Mitgliederliste

Beitragvon manuel » Do 30. Nov 2017, 13:10

Hallo,

ich bekomme in regelmäßigen Abständen von unserer Mitgliederverwaltung eine neue Mitgliederliste in der Ein- und Austritte verzeichnet sind, sowie Änderungen im Mitgliederstatus (Ausübend->Auswärtig, Jugend->Ausübend, etc.).

Die Änderungen wurden mit viel Mühe schön farblich markiert weswegen es für mich durchaus möglich ist die Änderungen jeweils von Hand einzupflegen. Allerdings ist der ganze Prozess doch etwas fehleranfällig und führt dazu, dass im Lauf der Zeit die Liste in efa und die tatsächliche Mitgliederliste mehr und mehr divergieren. Aus diesem Grund würde ich gerne die Mitgliederliste direkt importieren. Prinzipiell würde das ganze auch funktionieren, allerdings stellen sich mir zwei Fragen, zu denen ich hier im Forum leider keine Antworten gefunden habe:

1.) Ich möchte die Liste exakt importieren, d.h. wenn es in efa einen Datensatz gibt, der sich nicht in der Mitgliederliste findet, sollte dieser Datensatz aus efa gelöscht werden. (Bereits existierende Datensätze sollen natürlich geändert werden und neue Datensätze hinzugefügt, aber diese Funktionalität ist ja da.)
2.) Ich bekomme oft bereits während des laufenden Jahres die Information, dass ein Mitglied zum 30.09. austreten wird. In dem Fall müsste ich die "gültig bis"-Spalte anfassen, ich bin allerdings nicht sicher, wie das Datum enkodiert wird. Gibt es eine einfache Möglichkeit normale Kalenderdaten aus Excel so zu exportieren, dass efa damit etwas anfangen kann?

Viele Grüße

Manuel
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Registriert: Mi 29. Nov 2017, 16:36

Re: Wartung Mitgliederliste

Beitragvon Stefan Schmidt » Do 30. Nov 2017, 13:54

Das ist nicht so einfach. Intern arbeitet efa mit ID-Nummern für die Mitglieder. DA kannst Du nicht einfach die Datei neu erzeugen und dann austauschen, dann haben die Mitglieder neue ID'S, die kennt dann das Fahrtenbuch nicht. Ich habe zu Hause eine Arbeitskopie des Fahrtenbuchs. Die Daten werden als Backup aus dem Bootshaus geholt. Dann kann man schon mal im Warmen bequem arbeiten.
Im Bootshaus das Fahrtenbuch sperren!
Erste Maßnahme im Fahrtenbuch, alle Personeneinträge suchen, die gerudert haben und von denen ein Mitgliedsantrag besteht, die im Fahrtenbuch so bearbeiten und schauen das die überall ein grünes Kästchen haben.
Unser Bearbeitungszettel zum Antrag hat den Punkt im Fahrtenbuch eintragen, da muss man halt mal öfters ran. Das minimiert die Schreibfehler beim Namen!
Neue Mitglieder die noch nicht im Fahrtenbuch stehen, auch im Fahrtenbuch von Hand in die Personenliste eintragen.
Damit haben alle Personen-Einträge eine ID.
Die Personendatei kann mit allen (oder nur den wichtigen) Feldern (was genau man braucht muss man rausfinden, vor allem die ID mit ausleiten!) als CSV- Datei nach Excel transferieren. Vorher einer bestimmten Person ein Datum gültig bis geben.
Dann diese Datei bearbeiten. Austritte werden mit der kopierten Zahl Ins Feld Gültig ergänzt. ggf auch Gäste oder die Einträge die nur für dieses Jahr gebraucht werden auch damit ergänzen.

Sicherungsbackup des Fahrtenbuchs!
Dann Importieren. Da gibts verschiedene Einstellungen testen. ggf Backup, neue Runde.
Wenns passt, Backup, die dann ins Bootshaus und aus diesem Backup das Fahrtenbuch aktualisieren, Sperre wieder aufheben.
Stefan Schmidt
 
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Registriert: Do 30. Dez 2010, 11:09


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