Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

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schurri
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Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

Beitrag von schurri » Di 14. Jul 2015, 13:06

Bisher hat es immer funktioniert: Bei uns können nur in der Personendatei erfasste Datensätze in Mannschaften eingetragen werden. Für neue Mitglieder habe ich eine Gästeliste (gast001, gast002 usw.); zunächst tragen die Ruderer sich als Gast ein, parallel dazu in eine aushängende Liste. Ich übernehme dann aus der Liste die Originaldaten und korrigiere die Einträge in efa.
Nun habe ich einige Gasteinträge aktualisiert, aber diese erscheinen noch als Vorgabe, wenn ich eine neue Mannschaft eintragen will. In der Personenliste (auch gelöscht/ungültig) tauchen diese Daten nicht mehr auf.
Was tun?
Dieter Haß
RV Kurhessen-Cassel

Version: efa 2.2.1_00, Windows XP (Das gute alte!)

iww-martin
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Re: Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

Beitrag von iww-martin » Di 14. Jul 2015, 14:42

Hallo Dieter,

ich verstehe Dein Problem so...

Bei Euch dürfen keine unbekannten Personen in Fahrtenbucheinträgen erfasst werden. Deshalb gibt es in Eurem Personenstamm Datensätze mit den Namen "Gast001", "Gast002", "Gast003" usw.
Neben dem Fahrtenbuch liegt eine Liste, in der die als "GastXXX" im Fahrtenbuch erfassten Ruderer handschriftlich ihre richtigen Namen eintragen.
Du machst Dir dann die Mühe, die Personenstammsätze zu erfassen und im Fahrtenbuch die richtigen Namen einzutragen.

Die Vorgehensweise bei der Aktualisierung der Gästeeinträge und was gelöscht oder ungültig gesetzt wurde, habe ich nicht verstanden.

Das klingt alles sehr umständlich.

Wir machen es so...

Bei uns können sich auch unbekannte Personen im Fahrtenbuch eintragen. Sie werden gebeten, sich in der korrekten Form "Nachname, Vorname" mit vollständigem Namen einzutragen.
Diese Namen stehen nur in dem betreffenden Fahrtenbucheintrag und nicht im Personenstamm und deshalb auch nicht in den Auswahllisten.

Wird aus einem Gast ein regelmäßiger Paddler als Mitglied, erfasse ich ihn im Personenstamm. Als Administrator kann man dies sogar aus einem Fahrtenbucheintrag heraus tun, in dem man auf das kleine rote Quadrat hinter dem Eingabefeld klickt. Dann sind schon mal die Namensfelder vorbelegt...

Gastpaddler haben den Status "andere" und lassen sich in den Statistiken ausgewerten, ohne dass sie im Personenstamm angelegt sind.
Wird ein Paddler im Personenstamm angelegt, wird seinen zuvor als Gast erfassten Fahrtenbucheinträgen beim nächsten Audit bei gleichem Namen automatisch der Personenstammsatz zugeordnet.

Es gibt bei uns eine Statistik, die uns zeigt, wie viele Touren und Kilometer ein Gast schon gepaddelt ist.
So kann man mal darauf hinweisen, dass es Zeit wird, Mitglied zu werden. Zur Belohung gibt es einen echten Personenstammsatz und einen würdigen Platz in den Auswahllisten... ;)

Gegenüber Eurer efa Version hat es bereits 9 Updates gegeben.
Denkt auch mal über ein Update auf die aktuelle Version 2.1.1_15 nach.

Viele Grüße
Martin

Itzehoer Wasser-Wanderer e.V.

schurri
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Re: Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

Beitrag von schurri » Mi 15. Jul 2015, 08:27

Hallo Martin,
ja das ist Arbeit, wenn man parallel die Gästeliste führt. Wir haben auch über eine lange Zeit die Eingabe der Namen offengelassen, was dazu geführt hat, dass für einzelne Mitglieder bis zu vier verschiedene Schreibweisen verwendet wurden, was mir bei der Berechnung der Kilometerstatistiken und Vorbereitung der Meldung für Fahrtenwettbewerbe noch mehr Arbeit bereitete. Ich habe mich deshalb für die jetzige Regelung entschieden.
OK - ein Update sollte ich einmal einspielen. Ich glaube aber nicht, dass es das Problem löst, weil es mit der bisherigen Version immer geklappt hat, nur beim Erfassen der letzten Gasteinträge trat das Problem auf, dass nun sowohl die neuen Namen wie auch die eigentlich überschriebenen Einträge gastxxx beim Eintragen von Mannschaften angeboten werden, während die Datensätze gastxxx in der Personenliste nicht mehr zur Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Viele Grüße
Dieter

Stefan Schmidt
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Re: Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

Beitrag von Stefan Schmidt » Mi 15. Jul 2015, 11:24

Es gibt auch noch eine Möglichkeit:
Regelmässig nach unbekannten Personen fahnden,
daraus über das rote Feld einen auswählbaren Gast machen ,
dann in der Personenliste mehrere Einträge eines Gastes zu einer Person zusammenfügen.
Dann hat der Gast für seinen nächsten Eintrag einen vorgegebenen Namen und ist auch in einer entsprechenden Statistik (Gäste) aufgeführt, je nach Fahrten und km kann man den dann ansprechen, wie wärs mit einer Mitgliedschaft?
Stefan

schurri
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Re: Änderungen in Personenliste erzeugen Doppeleinträge

Beitrag von schurri » Fr 17. Jul 2015, 18:55

Danke für die Vorschläge, auch wenn sie nicht zielführend waren. Ich habe den Fehler jetzt selbst gefunden:
Da ich bequem bin, bereite ich immer so einige Einträge für potentielle Gäste als csv-Datei vor und pflege sie dann in die efa-Datenbank ein. Bei der letzten Ergänzung habe ich versehentlich einige Datensätze doppelt eingespielt, dies erzeugt für einen bereits vorhandenen Eintrag lediglich ein neuen Gültigkeitszeitraum. Bei der Aktualisierung der Gasteinträge mit reellen Namen habe ich das nicht bemerkt, weil man eben routinemäßig seine Einträge vornimmt und nicht mehr nach links, rechts, oben und untern guckt. Der Effekt war dann, dass mit dem ersten Gültigkeitszeitraum der Gast noch enthalten war, in der Personenliste aber nicht mehr sichtbar war. Nur beim Eintragen von Mannschaften wurden beide Möglichkeiten angeboten.
Ich habe jetzt bei den paar Datensätzen den ersten Gültigkeitszeitraum gelöscht, und alles funktioniert wieder wie gewünscht.
Dieter Haß

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